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Aktuelles zum SV-Meldeportal
Die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) wurde vom federführenden GKV-Spitzenverband mit der operativen Durchführung und Programmierung der systemgeprüften Ausfüllhilfe gemäß § 95a SGB IV beauftragt.
Online-Datenspeicher: Insbesondere kleinere Betriebe sind den an sie gerichteten Anforderungen, vollelektronisch im Dialog erreichbar zu sein und alle Daten vorzuhalten sowie für einen Abruf bereit zu stellen, nur begrenzt gewachsen. Mit dem SV-Meldeportal wurde vorrangig für Kleinstarbeitgeber (max. 10 Arbeitnehmer) ein Angebot geschaffen, diese Daten optional in einem zentralen, sicheren Online-Speicher vorhalten zu können. Aber auch mittelständische und große Unternehmen, Selbstständige, die öffentliche Verwaltung und Zahlstellen können ihn nutzen. Der Online-Speicher bietet einen „elektronischen Aktenschrank“ für die Speicherung von Firmen-, Mitarbeiter- und Meldedaten an. Dieser ist verschlüsselt und eindeutig einer Betriebsnummer zugeordnet. Zugriffe ohne Legitimation sind weder für die ITSG noch für die SV-Träger möglich. Der Datenbestand wird für fünf Jahre vorgehalten, die ITSG führt laufend zentrale Datensicherungen durch.
Gut zu wissen: Hilfreiche Unterstützung bieten den Anwendern des SV-Meldeportals ein Benutzerhandbuch (nach Anmeldung unter „Hilfe“) sowie feldbezogene Ausfüllhinweise, wobei letztere unter „Meine Daten/Einstellungen“ aktiviert bzw. deaktiviert werden können.
Rückschau und Ausblick
- Zum 1. Januar 2025 wurden im SV-Meldeportal alle relevanten Gesetzesänderungen und Versionswechsel umgesetzt, z. B. auf die neue Version im eAU-Verfahren.
- Erfolgt die Rückmeldung einer Krankenkasse, dass der Arbeitnehmer nicht Mitglied dieser Krankenkasse ist, wurde der Hinweis aufgenommen, dass über das SV-Meldeportal die zuständige Krankenkasse abgerufen werden kann (AZK-Verfahren).
- Im DEÜV-Meldeverfahren wurde die Plausibilitätsprüfung aufgenommen, dass das Feld „Rechtskreis“ für Meldezeiträume nach dem 31. Dezember 2024 nicht mehr zu füllen ist.
- Bezüglich der Meldung der Betriebsdaten (DSBD) an die Bundesagentur für Arbeit wurde ein Hinweis aufgenommen, dass die sog. Initialmeldung erneut abzugeben ist.
Übrigens:
Mit dem Achten SGB IV-Änderungsgesetz wurde eine Verpflichtung für ein elektronisches Dialogverfahren zwischen den Arbeitgebern und der Bundesagentur für Arbeit geschaffen (vgl. § 18i Abs. 4 Satz 3 SGB IV). Intention eines solchen Verfahrens ist, dass die Betriebsdaten in den Entgeltabrechnungsprogrammen und dem Dateisystem der Beschäftigungsbetriebe (DdB) stets identisch und aktuell sind. Das neue Verfahren wird im XML-Standard umgesetzt, es soll ab dem 1. Januar 2027 den Datensatz Betriebsdaten (DSBD) ablösen, siehe Besprechung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens vom 11. September 2025 (TOP 1).
Hinweis:
Zur sog. Initialmeldung ist der aktuelle Sachstand, dass es 2026 keine dritte Runde geben muss, da mit Stand August 2025 die dynamische Vollständigkeitsquote 91,4 Prozent betragen hat, sodass derzeit 2,5 Mio. von etwa 2,7 Mio. erwartbaren Kopplungsinformationen vorliegen, siehe Besprechung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens vom 11. September 2025 (TOP 5).
Zum 1. Juli 2025 wurden gleich sechs neue Formulare in das SV-Meldeportal integriert:
- Vier Formulare betreffen das Verfahren DaBPV: An- und Abmeldung eines Abonnements, Bestandsabfrage, Historienanfrage
- Im Bereich Arbeits-/Nebeneinkommensbescheinigung für die BA (Bundesagentur für Arbeit) sind zwei neue Formulare eingerichtet worden: Bescheinigung über das fortbestehende Beschäftigungsverhältnis für Teilarbeitslosengeld und Arbeitsbescheinigungen im Kontext der Antragspflichtversicherung
Basis-/Zusatzmodul: Rein rechtlich sind die beiden BA-Bescheinigungen bereits seit dem 1. Januar 2024 elektronisch abzugeben. Die BA ist aufgrund von Verzögerungen jedoch erst seit dem 1. Januar 2025 in der Lage, sie elektronisch anzunehmen. Nach Ablauf einer Übergangsphase wird sie die betreffenden Bescheinigungen vom 1. Januar 2026 an nur noch elektronisch annehmen. Vor dem Hintergrund der geringen Fallzahlen möchte die BA die neuen Bescheinigungen jedoch nicht in das Basismodul aufnehmen, sondern als Zusatzmodul definieren. Das Verfahren BA-BEA wird daher ab 1. Januar 2026 aufgeteilt. Der Standardprozess „elektronische Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit – BA-BEA-Verfahren“ wird dem Basismodul zugeordnet. Die Prozesse „Elektronische Bescheinigungen Teilarbeitslosengeld“ und „Versicherungspflicht auf Antrag (BA-BEA, Datensatz DSTV)“ werden als Zusatzmodul definiert, siehe Besprechung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens vom 11. September 2025 (TOP 2).
Zum Jahreswechsel 2025/26 werden nach derzeitigem Kenntnisstand im SV-Meldeportal die folgenden Änderungen bzw. Erweiterungen Berücksichtigung finden:
- Neues Formular zum Sozialkassenverfahren im Baugewerbe (vgl. § 110 SGB IV)
- Elektronischer Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften bei Tätigkeit in einem Vertragsstaat, mit dem ein Abkommen über soziale Sicherheit geschlossen wurde (vgl. § 106c SGB IV)
- Beitragsnachweis: Wechsel zu Version 13 (ohne Rechtskreiskennzeichen)
- Entgeltbescheinigung/Vorerkrankungsanfrage: Versionswechsel DTA EEL
Übrigens:
Nach dem Entwurf für ein SGB VI-Anpassungsgesetz sollen das Informationsportal und das SV-Meldeportal miteinander verknüpft werden (§ 105 Abs. 5 SGB IV-E): „Die Ausfüllhilfe nach § 95a Absatz 6 ist zur Übermittlung von Meldedaten mit dem Informationsportal zu verknüpfen. Dabei hat die Übermittlung der Daten jeweils nach dem neuesten technischen Stand zu erfolgen. Meldedaten, die zur Identifizierung von Personen, Arbeitgebern oder Unternehmen dienen könnten, dürfen ausschließlich in der Ausfüllhilfe verarbeitet werden.“ Begründung: Durch die bisherige Trennung der Portale haben Arbeitgeber die Angaben ggf. mehrfach zu erfassen. Durch eine Zusammenlegung könne eine höhere Qualität erreicht werden, da eine fehleranfällige Doppeleingabe von Daten entfällt und die Nutzer noch besser bei der Abgabe der Meldungen unterstützt werden.
Auslaufen Rechtskreistrennung Ost/West
DEÜV-Meldeverfahren
Für ab dem 1. Januar 2025 erworbene Rentenanwartschaften gilt einheitliches Recht, unabhängig davon, ob die Rentenversicherungsbeiträge in den neuen oder in den alten Bundesländern gezahlt werden. Die unterschiedlichen Rechengrößen (u. a. Beitragsbemessungsgrenze, Bezugsgröße) wurden nach dem Rentenüberleitungs-Abschlussgesetz schrittweise angeglichen.
Vor diesem Hintergrund haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung Festlegungen getroffen, siehe Besprechung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens vom 13. März 2024 (TOP 5):
- Allein aus Anlass der Aufgabe der Rechtskreistrennung waren keine Ab- und Anmeldungen zum Jahreswechsel 2024/25 vorzunehmen
- Für Meldezeiträume bis 31. Dezember 2024 bleibt es dabei, dass in den DEÜV-Meldungen (inkl. Stornierungen) der jeweils zutreffende Rechtskreis Ost oder West anzugeben ist
- Für Meldezeiträume ab 1. Januar 2025 ist in den DEÜV-Meldungen kein Rechtskreiskennzeichen mehr anzugeben (Grundstellung im Feld KENNZ-RECHTSKREIS), d. h. die Jahresmeldungen für 2025 erfolgen erstmals ohne Rechtskreiskennzeichen; Datenübermittlung bis spätestens 16. Februar 2026 (15. Februar 2026 = Sonntag)
Alle Benutzer von Entgeltabrechnungsprogrammen können sich getrost zurücklehnen, denn die Softwareersteller haben die Änderungen in ihre Programme eingearbeitet. Auch das SV-Meldeportal wurde mit dem Jahreswechsel-Update angepasst (siehe oben).
Beitragsnachweisverfahren
Für das Beitragsnachweisverfahren hatten sich zum 1. Januar 2025 zunächst keine Änderungen ergeben, siehe Besprechung über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs vom 24. April 2024 (TOP 1).
Die Gründe dafür, dass die Beitragsnachweise über 2024 hinaus getrennt nach Rechtskreisen abzugeben sind, liegen bei der Deutschen Rentenversicherung. Aufgrund bestehender Verpflichtungen bei der Ermittlung des Bundeszuschusses sowie der Abgabe von Finanzstatistiken blieb das bestehende Verfahren zunächst unangetastet. Das bedeutet: Die Beitragsnachweis-Datensätze waren zunächst weiter nach Rechtskreisen getrennt zu übermitteln.
Wichtig:
Vom 1. Januar 2026 an besteht für die weitere Rechtskreistrennung im Beitragsnachweisverfahren keine Notwendigkeit mehr. Dementsprechend sollen die Arbeitgeber die Beiträge für Beschäftigte in den alten und neuen Bundesländern zusammen und ohne Angabe eines Rechtskreiskennzeichens (West/Ost) nachweisen. Dies gilt auch, wenn es sich um nachzuweisende Beiträge für Zeiten bis zum 31. Dezember 2025 handelt.
Hinweis:
Arbeitgeber mit mehreren Beschäftigungsbetrieben haben nach den neuen Gemeinsamen Grundsätzen (Pkt. 9) die für dieselbe Einzugsstelle bestimmten Beitragsnachweise grundsätzlich in einem Beitragsnachweis-Datensatz unter der Hauptbetriebsnummer zusammenfassen.
Neue Versionsnummer: Die Änderungen in den Datensätzen erfordern einen Wechsel der Versionsnummer von 12 auf 13.
Bis zum 28. Februar 2026 sollen die Einzugsstellen die Beitragsnachweise auch in der bisherigen Version 12 übergangsweise annehmen.
Datenbaustein DBLT im DTA EEL
Auch im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) gibt es eine Kennzeichnung Ost/West, und zwar im Datenbaustein DBLT (Übergangsgeld bei Leistungen zur Teilhabe). Unter anderem deswegen, weil für rückwirkende Fallgestaltungen auch noch Entgeltabrechnungszeiträume im Jahr 2024 von Bedeutung sein können, ist hier eine Streichung der Rechtskreiskennzeichnung derzeit noch nicht möglich, siehe Verfahrensbeschreibung für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen nach § 107 SGB IV in der ab 1. Januar 2026 geltenden Fassung (Pkt. 3.15.10).
Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL)
Unzuständige Krankenkasse / unbekannte Person
Die neue Rückmeldung mit Abgabegrund „67“ (unzuständige Krankenkasse/unbekannte Person) ist von einem SV-Träger nur dann an den Arbeitgeber zurückzumelden, wenn dem SV-Träger diese Person nicht bekannt ist, siehe Gemeinsame Grundsätze gemäß § 107 SGB IV (Pkt. 2.2.4). Zusätzlich meldet die Krankenkasse mit „67“ auch zurück, wenn für den Leistungszeitraum keine Mitgliedschaft oder Versicherung bestand bzw. besteht und bereits eine Information über den Kassenwechsel oder einer Beendigung wegen einer privaten Versicherung bzw. wegen Verzug ins Ausland vorliegt. Liegt der Krankenkasse keine dieser Informationen vor, erfolgt die Rückmeldung erst nach abschließender Prüfung des Versicherungsfalles.
Hinweis:
Steht dem Arbeitgeber in seinem Entgeltabrechnungsprogramm das Zusatzmodul „Elektronischer Abruf der Krankenkasse (AZK)“ zur Verfügung, kann die zuständige Krankenkasse in diesen Fällen ggf. auf diesem Wege ermittelt werden.
Meldung bei geringfügig Beschäftigten
Eine Datenübermittlung der Berechnungsgrundlagen im Zusammenhang mit Mutterschaftsgeld bei geringfügig Beschäftigten war bislang ausgeschlossen und sollte außerhalb des Verfahrens erfolgen. Diese Aussage zum Ausschluss geringfügig Beschäftigter vom DBMU (Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Mutterschaftsgeld) ist entfernt worden.
Hintergrund dieses Ausschlusses war, dass den Arbeitgebern für geringfügig Beschäftigte regelmäßig nicht die tatsächlich zuständige Krankenkasse bekannt war, sondern lediglich die Minijob-Zentrale im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegt war. Durch die obligatorische Umsetzung der eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) hat sich dies dahingehend geändert, dass die Arbeitgeber zusätzlich zur Minijob-Zentrale auch die Krankenkassen in ihren Systemen vorhalten müssen.
Rückmeldung Ende der Entgeltersatzleistung
Eine weitere Neuerung ist, dass ab dem 1. Januar 2026 regelmäßig eine Übermittlung des Datenbausteins „Ende Entgeltersatzleistung“ (DBEE) ohne vorherige Aufforderung des Arbeitgebers mit Abgabegrund „62“ erfolgt.
Hintergrund ist die Ausgestaltung des § 107 SGB IV, in der beschrieben ist, dass der Leistungsträger die Dauer des Entgeltersatzleistungsbezugs sowie alle notwendigen Angaben zur Berechnung des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes nach § 23c SGB IV, insbesondere die Höhe der gezahlten Leistung, sowie mögliche Rückmeldungen an den Arbeitgeber durch Datenübertragung zu übermitteln hat.
Dem Arbeitgeber wird daher bei Beendigung der Zahlung der Entgeltersatzleistung ab dem 1. Januar 2026 das Ende der Entgeltersatzleistung proaktiv durch den SV-Träger im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen übermittelt.
Hinweis:
Für Beschäftigte mit Krankengeldbezug erübrigt sich dank Abgabegrund „62“ künftig grundsätzlich das regelmäßige Abfragen der eAU-Daten bei der Krankenkasse.
Die Möglichkeit, das Ende der Entgeltersatzleistung aktiv abzurufen (Meldegrund „42“) – falls z. B. keine Antwort vom SV-Träger kommt, kein Leistungsanspruch oder fehlende Mitwirkung vorliegt – bleibt erhalten.
Abgrenzung beim Kinderkrankengeld
- Um dem noch recht neuen Kinderkrankengeldanspruch bei stationäre Mitaufnahme (gem. § 45 Abs. 1a SGB V) Rechnung zu tragen, wurden zwei neue Abgabegründe „72“ und „73“ aufgenommen. Hintergrund dieser Neueinführung ist, dass im Gegensatz zum Kinderkrankengeldanspruch nach § 45 Abs. 1 SGB V (häusliche Betreuung) für den Kinderkrankengeldanspruch nach § 45 Abs. 1a SGB V (stationäre Mitaufnahme) keine Höchstanspruchsdauer gesetzlich vorgesehen ist.
- Wenn Freistellungen wegen Erkrankung des Kindes im Rahmen einer häuslichen Betreuung und einer stationären Mitaufnahme nahtlos aufeinanderfolgen, fragt daher die Krankenkasse unter Verwendung des DBFR (Angaben zur Freistellung bei Erkrankung/Verletzung des Kindes) mit Grund „72“ den Arbeitgeber an, für wie viele Arbeitstage die Freistellung wegen einer häuslichen Betreuung des erkrankten Kindes erfolgte.
- Der Arbeitgeber meldet daraufhin die im abgefragten Zeitraum freigestellten Arbeitstage mit Grund „73“ zurück. Damit erhält die Krankenkasse die Information über die auf die Höchstanspruchsdauer anzurechnenden Anspruchstage – ohne die Notwendigkeit, regelhaft jedes Datum der Arbeitstage der tatsächlich erfolgten Freistellung wegen einer häuslichen Betreuung zu erheben.
Praxistipp:
Haben Arbeitgeber Kenntnis vom Grund der Freistellung wegen häuslicher Betreuung bzw. stationärer Mitaufnahme, lässt sich die Anforderung der Krankenkasse mit „72“ vermeiden, indem die Zeiträume von vornherein getrennt mit „02“ übermittelt werden.
Exkurs: Anspruch auf Kinderkrankengeld im Jahr 2026
Die bestehende Sonderregelung beim Kinderkrankengeld (häusliche Betreuung) läuft eigentlich am 31. Dezember 2025 aus, d. h. grundsätzlich müsste eine Rückkehr zu der bis 2020 gültigen Anspruchsdauer erfolgen. Um der „FinanzKommission Gesundheit (FKG)“ bezüglich einer Neubewertung dieses Leistungsanspruchs nicht vorzugreifen, nimmt der Gesetzgeber zunächst nur eine Verlängerung um ein Jahr vor, also bis zum 31. Dezember 2026:
| Zeitraum | Je Elternteil und Kalenderjahr | Alleinerziehende je Kind und Kalenderjahr | Höchstgrenze bei mehreren Kindern je Kalenderjahr |
|---|---|---|---|
| Vor 2021 | 10 Tage | 20 Tage | 25 / 50 Tage* |
| 2021/2022/2023 | 30 Tage | 60 Tage | 65 / 130 Tage* |
| 2024/2025/2026 | 15 Tage | 30 Tage | 35 / 70 Tage* |
*) Je Elternteil / für Alleinerziehende
Datenbaustein DBMU
Aufgrund des Mutterschutzanpassungsgesetzes vom 24. Februar 2025 wurden die Ansprüche auf Mutterschutzfristen in § 3 MuSchG und auf Mutterschaftsgeld in § 24i SGB V dahingehend erweitert, dass beginnend ab der 13. Schwangerschaftswoche auch ein Anspruch bei Fehlgeburten besteht. Um die neuen Ansprüche leistungsrechtlich abbilden zu können, bedarf es auch in diesen Fällen einer Datenübermittlung, weshalb eine geringfügige Anpassung der Gemeinsamen Grundsätze gem. § 107 SGB IV erforderlich war.
Dementsprechend ist unter Punkt 2.1.1 in den Gemeinsamen Grundsätzen zum DTA EEL gem. § 107 SGB IV die Ergänzung des Absatzes 5 nachvollzogen und der Inhalt und die Erläuterung zum Feld „LETZTTAG“ (Letzter SV-Tag vor der Entbindung bzw. Fehlgeburt) in der Anlage 1 (Datensatzbeschreibung) um die Fehlgeburt erweitert worden.
Exkurs: Mutterschutzanpassungsgesetz
Frauen, die eine Fehlgeburt erleiden, stand bislang keine Regenerationszeit nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) zu. Um die psychischen und physischen Belastungen durch eine Fehlgeburt anzuerkennen, hat der Gesetzgeber das Mutterschutzanpassungsgesetz auf den Weg gebracht. Es ergänzt das MuSchG sowie darauf bezogene Gesetze entsprechend. Abhängig vom Fortschritt der Schwangerschaft gelten nach einer Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche (SSW) seit dem 1. Juni 2025 gestaffelte Schutzfristen:
| Fehlgeburt ab der | Dauer der Schutzfrist |
|---|---|
| 13. SSW | 2 Wochen |
| 17. SSW | 6 Wochen |
| 20. SSW | 8 Wochen |
Wichtig:
Die neue Schutzvorschrift bzw. das daraus resultierende Beschäftigungsverbot gilt nur, soweit die Frau sich nicht zur Arbeitsleistung ausdrücklich bereit erklärt. Damit soll ihr Selbstbestimmungsrecht sichergestellt bleiben. Die Betroffenen können also selbst entscheiden, ob sie Mutterschutzleistungen in Anspruch nehmen wollen. Dann haben sie ihren Arbeitgeber über das vorzeitige Ende der Schwangerschaft zu informieren, können ihre Erklärung aber jederzeit ohne weitere Begründung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Anpassung von Muster 9: Für das Beantragen von Mutterschaftsgeld ist eine ärztliche Bescheinigung erforderlich. Eine Anpassung der "Bescheinigung einer Frühgeburt oder Behinderung des Kindes" (Muster 9) ist zwischen den Bundesmantelvertragspartnern abgestimmt worden. Da ein rechtzeitiges Ausrollen nicht möglich war, wurde in Anlage 2 BMV-Ä eine Übergangsbescheinigung vereinbart, die auch eine Ausfertigung zur Vorlage beim Arbeitgeber beinhaltet. Am 31. Dezember 2025 verliert die Übergangsbescheinigung ihre Gültigkeit, ab 1. Januar 2026 ist nur noch das neue Muster 9 ("Bescheinigung einer Fehlgeburt, Frühgeburt oder Behinderung des Kindes") zu verwenden.
Weitere Änderungen im DTA EEL (nicht abschließend)
Es wurde vereinbart, zukünftig bei einer Stornierung auf die erneute Übermittlung des vollständigen Datensatzes mit Stornokennzeichen zu verzichten und stattdessen einen eignen separaten Stornodatensatz (Datenbaustein „Stornierungsdaten“) mit dem neuen Abgabegrund „88“ zu verwenden. Nur deswegen, weil der Arbeitnehmer schlussendlich gar keine Entgeltersatzleistung in Anspruch genommen hat, ist die abgegebene Meldung jedoch nicht zu stornieren. Grundsätzlich gilt, dass Stornierungen und Neumeldungen immer dann auszuführen sind, wenn die Krankenkasse gegenüber dem Arbeitgeber den Abgabegrund „66“ (falscher Abgabegrund) übermittelt hat.
Bislang sind Sachverhalte im Zusammenhang mit dem Eintritt der Arbeitsunfähigkeit, Beginn der Leistung zur Teilhabe bzw. zur medizinischen Rehabilitation oder Freistellung wegen Erkrankung oder Verletzung des Kindes am ersten Tag der Beschäftigung bzw. Beginn der Beschäftigung am ersten Tag oder während der Mutterschutzfrist außerhalb des Verfahrens abzubilden. Hintergrund: Der Arbeitgeber kann in diesen Fallgestaltungen nicht abschließend entscheiden, ob eine Meldung durch den Arbeitgeber selbst erforderlich ist, oder z. B. zur Leistungsgewährung auf Daten vor der Beschäftigung zurückgegriffen werden muss, oder gar kein Leistungsanspruch besteht. Es bedarf daher einer vorhergehenden Aufforderung durch die SV-Träger, damit die Daten entsprechend übermittelt werden können.
Um eine digitale Übermittlung jedoch nicht zu unterbinden, wurde jetzt eine Klarstellung dahingehend vorgenommen, dass keine automatisierte Meldung zu erfolgen hat. Vielmehr ist diese erst nach Aufforderung durch den SV-Träger vorzunehmen. Zwar kann die Aufforderung der SV-Träger nicht digital erfolgen, weil die Adressierungsdaten nicht vorliegen, jedoch ist nach der Aufforderung außerhalb des Verfahrens eine Übermittlung der erforderlichen Berechnungsdaten innerhalb des DTA EEL möglich. Weil im Entgeltabrechnungsprogramm in diesen Fällen noch keine Daten vorhanden sind, kann dies nur über eine Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal erfolgen.
Seit dem 1. Januar 2023 sind Zeiterfassungssysteme ebenfalls berechtigt, das Dialogverfahren zur Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen zu bedienen. Die Zeiterfassungssysteme wurden deshalb explizit in das Kapitel 3 der Gemeinsamen Grundsätze zum DTA EEL aufgenommen.
Elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung
Obligatorisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren
Die Unbedenklichkeitsbescheinigung wurde nach dem Achten SGB IV-Änderungsgesetz obligatorisch in ein elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren überführt (§ 108b SGB IV). Es wurde ein Regelungsrahmen geschaffen, nach dem Arbeitgeber (insbesondere Nachunternehmer oder beauftragte Verleiher nach § 28e Abs. 3f Satz 1 SGB IV) sie elektronisch anfordern und im Gegenzug die Einzugsstellen sie in elektronischer Form zur Verfügung stellen. Die nähere Ausgestaltung des Verfahrens bestimmt der GKV-Spitzenverband bundeseinheitlich in Grundsätzen, welche der Genehmigung des BMAS (nach Anhörung BDA) bedürfen.
Durch die elektronische Beantragung entfallen die bisherigen Papierverfahren, sodass die Unternehmen insbesondere im Bereich der Generalunternehmerhaftung von erheblichem Bürokratieaufwand entlastet werden. Laut Gesetzesbegründung wird von ca. 15 Minuten pro Fall und einer Sachkosteneinsparung (Porto, Papier, Kopien) von rund 1,20 EUR ausgegangen. Bei rund 10 Millionen Fällen bedeutet das eine laufende Entlastung an Personalkosten von (36,30 EUR/Stunde : 4 x 10 Mio. =) 90,75 Millionen Euro sowie von (1,2 x 10 Mio. =) 12 Millionen Euro Sachkosten.
Arbeitgeber haben die Bescheinigung elektronisch bei der zuständigen Einzugsstelle mit dem Nachrichtentyp „Antrag UB“ aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe (SV-Meldeportal) im XML-Format zu beantragen.
Hinweis:
Die systemübergreifenden Geschäftsprozesse in der Sozialversicherung erfordern, dass alle beteiligten Systeme die prozessrelevanten Daten miteinander in geeigneter Form austauschen können. Die Vorteile von XML sind nicht zuletzt darin zu sehen, dass XML als offener Internetstandard eine standardisierte, textbasierte Meta-Auszeichnungssprache darstellt. Sie ermöglicht es, Daten bzw. Dokumente bzgl. Inhalt und Darstellungsform derart zu beschreiben und zu strukturieren, dass sie – vor allem auch über das Internet – zwischen einer Vielzahl von Anwendungen in verschiedensten Hard- und Softwareumgebungen hersteller- und branchenneutral automatisiert ausgetauscht und weiterverarbeitet werden können.
Einmalige Anforderung oder Abonnement
Der Antragsteller kann auswählen, ob die UB einmalig oder im Abonnement ausgestellt werden soll. Bei Wahl des Abonnentenmodells entscheidet der Arbeitgeber, dass die UB automatisiert ohne erneuten Antrag in einem bestimmten Turnus ausgestellt werden sollen. Dabei stehen eine monatliche, vierteljährliche oder halbjährliche Ausstellung zur Auswahl, zusätzlich ist das Beginn-Datum anzugeben.
Die Laufzeit des Abos ist in zeitlicher Hinsicht grundsätzlich nicht begrenzt. Der Arbeitgeber kann es jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Kennzeichen „J“ im Feld „Widerruf_Abo“). Im Falle des Widerrufs wird das Abonnement zukunftsbezogen beendet. Sofern zu einem späteren Zeitpunkt erneut die Ausstellung einer UB gewünscht wird, ist ein neuer elektronischer Antrag zu stellen.
Antragstellung durch Bevollmächtigte
Die UB hat grundsätzlich der Arbeitgeber elektronisch bei der zuständigen Einzugsstelle zu beantragen. Der Antrag kann zulässigerweise aber auch durch einen Bevollmächtigten i. S. § 73 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 SGG (Sozialgerichtsgesetz), z. B. Steuerberater, Steuerbevollmächtigter, Wirtschaftsprüfer, oder einen für diese Zwecke bevollmächtigten sonstigen Dienstleister gestellt werden.
Bevollmächtigte i. S. § 73 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 SGG haben ihre Vollmacht in der Regel nicht nachzuweisen. Sonstige Dienstleister haben ihre Bevollmächtigung stets, bei einer Bevollmächtigung auf Widerruf bei der ersten Antragstellung nachzuweisen. Nur wenn eine Vollmacht nachzuweisen ist, sind auch die ergänzenden Angaben zum Dienstleister (Name, Anschrift und Kontaktdaten) in den entsprechenden Datenfeldgruppen anzugeben.
Ausstellung/Ablehnung/Beendigung Abo
Ausstellung: Die Einzugsstelle meldet das Ergebnis ihrer Prüfung nach Eingang des Antrags elektronisch mit dem Nachrichtentyp „Ausstellung UB/Ablehnung“ an den Antragsteller zurück. Dabei hat sie zu differenzieren, ob die Bescheinigung als qualifizierte (Beiträge und Umlagen sind in den letzten sechs Monaten rechtzeitig nachgewiesen und gezahlt worden und es bestehen aktuell keine Beitragsrückstände) oder als einfache UB ausgestellt wird. Die Rückmeldung enthält die UB als Anhang im PDF-Format.
Der Antragsteller kann beantragen, dass die UB zusätzlich in englischer Sprache ausgestellt wird (Kennzeichen „J“ im Feld „Ausfertigung_Englisch“).
Oder die Rückmeldung enthält die Ablehnung, sofern der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Beantragung die ihm obliegenden Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten nicht rechtzeitig und vollständig erfüllt hat; in diesem Fall wird in der Rückmeldung im Feld „Versagung_Bescheinigung“ gegenwärtig der Grund „1“ verwendet. Darüber hinaus hat die Einzugsstelle die Ausstellung der UB abzulehnen, wenn zum Antragszeitpunkt kein laufendes Arbeitgeberkonto besteht; dazu verwendet sie gegenwärtig den Grund „2“.
AUSBLICK: Eine Erhebung ergab kürzlich, dass 70-80 Prozent der Anträge auf Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung immer noch per Telefon, E-Mail oder Brief gestellt werden. Auch wenn es sich lediglich um ein Zusatzmodul handelt und Softwareersteller es nicht oder nur zusatzkostenpflichtig anbieten, wäre eine intensivere Nutzung (z. B. mittels SV-Meldeportal) für alle Beteiligten von Vorteil.
Ablehnungsgründe ab dem 1. Juli 2026:
1 = Beitragszahlungspflichten nicht vollständig erfüllt (Beitragsrückstand)
2 = Kein laufendes Arbeitgeberkonto
3 = Beitragsnachweispflichten nicht vollständig erfüllt
4 = Fehlende Vollmacht
(Grundsätze zur elektronischen Beantragung und Ausstellung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen in der vom 1. Juli 2026 an geltenden Fassung)