Ausweitung ELStAM-Verfahren

Künftig erfolgt im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens zwischen den inländischen Unternehmen der privaten Kranken- und Pflegeversicherung, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern ein Datenaustausch. Die entsprechenden Regelungen wurden mit dem Jahressteuergesetz 2020 beschlossen und mit dem Jahressteuergesetz 2022 konkretisiert. Der gesetzlich vorgesehene Starttermin wurde mit dem Kreditzweitmarktförderungsgesetz vom 22. Dezember 2023 auf den 1. Januar 2026 festgelegt (§ 52 Abs. 36 Satz 3 und 4 EStG). Die rechtlichen Grundlagen für dieses Datenaustauschverfahren ergeben sich insbesondere aus § 39 Abs. 4 Nr. 4 und Abs. 4a EStG.

Hierbei findet nicht lediglich eine 1:1-Digitalisierung der bisherigen Papierbescheinigungen statt. Anders als bisher werden vielmehr auch fortlaufende Aktualisierungen und Korrekturen der Beitragswerte im Jahresverlauf abgebildet. Das gilt grundsätzlich für alle ca. 8,7 Mio. Privatversicherten. Die bestehenden Prozesse und IT-Systeme der Versicherungsunternehmen waren hierauf bislang nicht ausgerichtet und mussten entsprechend umfänglich neu aufgesetzt bzw. geschaffen werden.

Ob und ggf. in welcher Höhe die privaten KV-/PV-Beiträge als Lohnsteuerabzugsmerkmale berücksichtigt werden, ist für die Bildung und Bereitstellung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) für den Arbeitgeber nach § 39e EStG abhängig von weiteren Daten, die beim BZSt zum Versicherungsnehmer/zur versicherten Person gespeichert sind.

Die Übermittlung der Daten an das BZSt muss durch die Versicherungsunternehmen bis zum 20. November des Vorjahres erfolgt sein, für das Beitragsjahr 2026 also bis zum 20. November 2025. Beginnt ein Vertragsverhältnis im Laufe des Jahres, so ist die Datenübermittlung unverzüglich durchzuführen. Im Jahresverlauf müssen Beitragsänderungen (z. B. Tarif, Beihilfesatz, versicherte Personen) dem BZSt zeitgleich mit der Mitteilung an den Versicherungsnehmer übermittelt werden, spätestens innerhalb von fünf Werktagen. Das BZSt beginnt mit der Datenverarbeitung nachdem ihm von den Versicherungsunternehmen die Daten übermittelt wurden (Frist: 20. November). Die ELStAM werden dem Arbeitgeber daraufhin üblicherweise im Dezember für das Folgejahr bereitgestellt.

Nach dem Start des Verfahrens ab 2026 wird es für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren nicht beanstandet, wenn in Fällen, in denen Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung aus technischen Gründen nicht bzw. nur fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunterehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigenden Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung dem Lohnsteuerabzug zugrunde legt.

Vor der Datenübermittlung an das BZSt muss das Versicherungsunternehmen den Versicherungsnehmer in geeigneter Weise vollständig über seine Rechte und Pflichten hinsichtlich der Datenübermittlung informieren (§ 93c Abs. 1 Nr. 3 AO): „Die mitteilungspflichtige Stelle hat den Steuerpflichtigen darüber zu informieren, welche für seine Besteuerung relevanten Daten sie an die Finanzbehörden übermittelt hat oder übermitteln wird. Diese Information hat in geeigneter Weise, mit Zustimmung des Steuerpflichtigen elektronisch, und binnen angemessener Frist zu erfolgen. Auskunftspflichten nach anderen Gesetzen bleiben unberührt.“

Der Datenübermittlung gegenüber dem Versicherungsunternehmen kann in beliebiger dokumentierbarer Form widersprochen werden, z. B. per Brief, E-Mail oder Online-Tool (§ 39 Abs. 4a Satz 1 EStG). Ein Widerspruch kann nur mit Wirkung für die Zukunft erfolgen. Nicht wirksam ist ein Widerspruch durch eine andere Person, insbesondere durch eine versicherte oder mitversicherte Person. Ist der Versicherungsnehmer eine juristische Person, kann ausnahmsweise auch die versicherte Person der Datenübermittlung widersprechen. Der Versicherungsnehmer hat verschiedene Möglichkeiten, der Widerspruch kann:

• individuell hinsichtlich der Höhe der Beiträge, der Beitragsarten oder der Besteuerungszeiträume (Kalendermonate) ausgeübt werden.
• individuell hinsichtlich einzelner Vertragsbestandteile oder der Beiträge, die in einzelnen Vertragsbestandteilen vereinbart sind, ausgeübt werden.
• bezogen auf ausgewählte versicherte Personen ausgeübt werden.
• bezogen auf einzelne Verträge beim Versicherungsunternehmen unterschiedlich ausgeübt werden.

Bei den Beiträgen für einen steuerfreien Zuschuss (also nach § 39 Abs. 4 Nr. 4 Buchst. a EStG) wird für die Bereitstellung der ELStAM in der Regel geprüft, ob im ELStAM-Verfahren ein Dienstverhältnis vorliegt. Hat ein Arbeitnehmer mehrere Dienstverhältnisse, so werden die ELStAM jedem der Arbeitgeber bereitgestellt.

Unabhängig von der Bereitstellung der ELStAM ist der Arbeitgeber unverändert verpflichtet, die sozialversicherungsrechtliche Prüfung hinsichtlich der Verpflichtung zur Zahlung des Zuschusses nach § 257 SGB V und § 61 SGB XI durchzuführen.

Bei Zahlung eines Zuschusses zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung hat der Arbeitgeber zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 62 EStG vorliegen, hierzu zieht er die ELStAM heran. Der gezahlte Zuschuss ist bis zu der Höhe steuerfrei, bis zu welcher der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, diesen Zuschuss zu zahlen. Steuerfrei ist demnach in der Regel die Hälfte der übermittelten Beiträge, jedoch nicht mehr als der maximale Arbeitgeberanteil für einen gesetzlich versicherten Arbeitnehmer.

Allein aus der Tatsache, dass die ELStAM zu einem Arbeitnehmer bereitgestellt sind, hat der Arbeitnehmer noch keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm einen (steuerfreien) Zuschuss zahlt. Ob der Arbeitgeber einen (steuerfreien) Zuschuss zahlt, beurteilt allein er nach den gesetzlichen Vorgaben.

Ist der Versicherungsnehmer eine juristische Person, so erfolgt die Zuordnung der Beiträge auf die jeweilige versicherte Person, die diese Beiträge wirtschaftlich trägt. Ist der Versicherungsnehmer eine natürliche Person, so werden die Beitragswerte vorrangig der versicherten Person zugeordnet, sofern ein Abruf der ELStAM durch einen Arbeitgeber der versicherten Person erfolgt. Ist keine Zuordnung zu einer versicherten Person möglich, so erfolgt die Zuordnung zum Versicherungsnehmer, sofern im Verfahren ELStAM zwischen dem Versicherungsnehmer und der versicherten Person entweder eine Ehe oder eine Lebenspartnerschaft oder ein Eltern-Kind-Verhältnis (Familienverbund) besteht.

Bei den Beiträgen für die Vorsorgeaufwendungen werden die ELStAM nur bereitgestellt, wenn im ELStAM-Verfahren für den Versicherungsnehmer ein Hauptarbeitsverhältnis vorliegt.

Ist der Versicherungsnehmer eine natürliche Person, erfolgt eine Zuordnung aller Beiträge, auch der Beiträge für weitere versicherte Personen, als Lohnsteuerabzugsmerkmal zum Versicherungsnehmer. Für die Bereitstellung der ELStAM wird auf das jeweilige gespeicherte Hauptarbeitsverhältnis des Versicherungsnehmers abgestellt. Ist der Versicherungsnehmer eine juristische Person, erfolgt die Zuordnung der Beiträge zur versicherten Person, die diese Beiträge wirtschaftlich trägt. Für die Bereitstellung der ELStAM wird auf das jeweilige gespeicherte Hauptarbeitsverhältnis der versicherten Person abgestellt.

Der Arbeitgeber muss in der Regel die Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung in der Höhe berücksichtigen, in der sie in den ELStAM angegeben sind. Der Arbeitnehmer kann also nicht verlangen, dass der Arbeitgeber die Beiträge in einer anderen Höhe berücksichtigt als der, die in den ELStAM angegeben ist.